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Zeltplanung



Grundregel Nr. 1 bei der Zeltplanung und Zeltbuchung

Buchen Sie nie zuerst das Zelt, sondern immer erst das Catering. Jedes Zelt muss der jeweiligen SituaTtion und den tatsächlichen Gegebenheiten angepasst sein. Wenn Sie wissen, welche Art von Catering Sie buchen, wie Ihre Gäste sitzen sollen und welches Rahmenprogramm Sie wünschen, erst dann kann die für Sie richtige Zeltgröße und Zeltart festgelegt werden und ein entsprechender Zeltplan unter Berücksichtigung der Küche, der Service- & Logistikwege, sowie der gesetzlichen vorgeschriebenen Fluchtwegsverordnung angefertigt werden.




Sie planen eine Veranstaltung im Zelt in Bayern?

Hier erhalten Sie wertvolle Tipps, die Sie bei der Planung für Ihr Event im Zelt berücksichtigen müssen:



Über diese 4 Punkte muss sich jeder Veranstalter im Klaren sein, wenn man eine Veranstaltung in einem Zelt durchführen will

  1. Von den verschiedensten Möglichkeiten ein Event zu organisieren, gehört die Veranstaltung in einem Zelt zu den aufwändigsten Varianten und damit meist auch zu den Teuersten.

    Es muss Ihnen als Veranstalter von Anfang an klar sein, dass wenn Sie sich um alles selbst kümmern wollen, Sie zum üblichen Organisations-Stress mit viel mehr zusätzlicher organisatorischer Arbeit rechnen müssen und für jeden und alles immer der Ansprechpartner sind: ob für den Zeltbauer, den Partyservice, die Dekorateurin, für die Stromversorgung, für die Müllentsorgung und und und...

    Wenn Sie Ihr Event von Zeltverleih Bayern durchführen lassen, müssen Sie sich nur um Ihre Gäste kümmern, denn alles andere, wie Ausstattung, Catering, Technik und Logistik, sowie das passenden Rahmenprogramm, übernehmen wir.

  2. Sollte das Zelt nicht auf einem eingezäunten Privatgrundstück stehen, müssen Sie vorab eine schriftliche Genehmigung einholen und ab dem Aufbautag bis zum Abbautag über eine Security-Firma eine Zeltbewachung garantieren. Sie haften als Veranstalter für jegliche Schäden und Diebstall. In der Regel ist der Überwachungszeitraum knapp 1 Woche, siehe weiter unten im Bericht "Organisationsablauf".

  3. In unseren Breitengraden gibt es leider keine Schönwettergarantie. Sie müssen mit jedem Wetter rechnen und deshalb auf alles vorbereitet sein.

  4. Nicht alle Nachbarn freuen sich vielleicht mit Ihnen und ab 22 Uhr gilt in jedem Wohngebiet generelles Musikverbot! Überdenken Sie auch bitte, ob für Ihre Gäste genügend Parkplätze vorhanden sind und die Nachbarn sich nicht durch wildparkende Autos und Türenknallen gestört fühlen könnten. Am besten lädt man sowieso alle Nachbarn mit zur Veranstaltung ein.



Gesetzliche Vorschriften für Partyzelte und Eventzelte ab 72 m²:

  • Partyzelte ab 75 m² dürfen nur von einem zertifizierten Zeltrichtmeister aufgestellt werden
  • Partyzelte ab 75 m² benötigen ein Prüfbuch, bzw. Baubuch, welches bei Abnahme, sowie während der Veranstaltung immer zur Einsicht vorliegen muss
  • Partyzelte ab 75 m² dürfen aus Sicherheitsgründen nur mit verankertem Boden aufgestellt werden, um damit bis zu Windstärke 10 sicheren und gefahrlosen Stand halten zu können
  • Partyzelte ab 75 m² müssen der Brandschutzverordnung entsprechen, d. h. die Einrichtung ist so aufzustellen, dass Wege 2 m breit sein müssen, Durchgänge mindestens 80 cm und Abstände von Bierbänken hintereinander mindestens 40 cm haben müssen
  • Sämtliche Einrichtungsgegenstände müssen B1-Ware, also schwer entflammbar sein
  • Partyzelte ab 75 m² werden in der Regel vom Landratsamt, vom Kreisverwaltungsreferat oder vom TÜV vor der Benutzung abgenommen

Zeltverleih Bayern liefert nur Eventzelte, die den gesetzlichen Vorschriften entsprechen!




Mit der richtigen Planung zur erfolgreichen Veranstaltung im Zelt

Optimal planen heißt: buchen Sie NIE zuerst das Zelt ! ! !



Auf was Sie unbedingt alles achten müssen, wenn Sie eine Veranstaltung im Zelt planen:

Grundstück und Außenanlage für das Zelt

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung im Zelt entscheiden achten Sie bitte darauf, dass Sie auch das passende Grundstück dazu haben. Die Außenanlage sollte optisch genau so ansprechend und einladend sein, wie später einmal das Eventzelt innen. Bei schönem Wetter will man ja zwischendurch auch mal ins Freie an die frische Luft, um sich die Beine zu vertreten. Es sollte also ein gepflegter Garten, entsprechende Terrassen und Wege vorhanden sein, damit die Damen mit Ihren Stöckelschuhen nicht durch den Rasen laufen müssen.


Die ersten Schritte zur Planung einer Zelt Veranstaltung in Bayern

  1. Gästeliste anfertigen
  2. Catering buchen
  3. Zeltverleih kontaktieren

Noch bevor Sie sich mit der Zeltplanung und der Zeltgröße beschäftigen müssen Sie wissen, wie viele Gäste Sie einladen werden.

Danach müssen Sie sich entscheiden, wie Sie Ihre Gäste bewirten wollen. Denn von der Art der Bewirtung hängen die Voraussetzungen für die mobile Küche ab, die vor Ort flächenmäßig einzuplanen ist. Ob Menü oder Buffet spielt dabei noch keine Rolle, aber ob vor Ort alles frisch gekocht oder nur fertig angeliefert werden soll.

Wenn Sie sich für das Essen entschieden haben, kann Ihnen das Cateringunternehmen mitteilen, was genau an Fläche für Kühl- und Kochlogistik, Lagerung und Rücklauf, sowie für Buffet, Theken- und Barbereich und auch für die passende Bestuhlung genau an Grundfläche benötigt wird.

Erst mit den Vorgaben des Cateringunternehmens und wenn wir uns vor Ort die Grundstücksgegebenheiten mit Strom-, Wasser- und Kanalanschlüssen angesehen haben, können wir Sie fachmännisch optimal beraten und Ihnen die möglichen Zeltvariationen anbieten und Ihnen einen maßstabsgetreuen Aufbauplan mit Kostenangebot erstellen.

Ein gerader, fester Untergrund für die Zeltfläche wäre von Vorteil. Als professioneller Zeltbauer können wir natürlich auch Gelände-Unebenheiten jederzeit ausgleichen.

Ohne persönlichen Ortstermin können im Nachhinein immer zusätzliche Kosten wegen eventueller Zufahrts- oder Aufbauprobleme entstehen. Meist sollte eine LKW-Zufahrt auf das Grundstück möglich sein.

Achten Sie bei Preisvergleichen auch immer auf einen Mietzeitraum von mindestens 1 Woche, siehe "Organisationsablauf" unten.

Es wäre ratsam, vorher mal das Gelände bei schlechtem Wetter zu beobachten:

  • wie und wohin läuft das Regenwasser ab?
  • welche Stellen sind besonders schnell durchnässt?

So kann man im Vorfeld Vorkehrungen treffen, in dem beispielsweise diese Stellen durch Holzstege geschützt und damit besser begehbar gemacht werden. Ihre Gäste danken es Ihnen sicher, wenn sie nicht mit Gummistiefeln oder kniehoch im Matsch versinken und bequem ins Zelt gehen können.

Überlassen Sie bitte immer uns und Ihrem Cateringunternehmen die Raumeinteilung. Wir sind die Profis, die erfahrungsgemäß und praktisch denken, damit der ganze Veranstaltung optimal und reibungslos abläuft. Der Laie denkt oft nicht an die gesetzlichen Fluchtwegsverordnungen, sowie an die sinnvollen Logistikwege für Küche und Personal.

Organisationsverteilung für eine Zelt Veranstaltung

Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, die organisatorische Gesamtleitung der Veranstaltung zu übernehmen, so dass Sie sich nur noch um Ihre Gäste kümmern müssen. So bieten wir Ihnen die größtmögliche Entlastung.

Falls die Veranstaltung über eine Agentur mitgestaltet oder betreut wird, sollten Sie aus Erfahrungs- und Kompetenzgründen immer uns die Gesamtleitung überlassen.

Organisationsablauf für eine Zelt Veranstaltung

Grundsätzlich sollte am Vortag zur Veranstaltung der komplette Zeltaufbau beendet sein, so dass am Veranstaltungstag selbst, nur noch das Catering Personal am Werk ist.

Beispiel:

  • Mittwoch = Zeltaufbau
  • Donnerstag = Teppichverlegung, Stromversorgung, Licht
  • Freitag = Einrichtung, Küchenaufbau, Endreinigung, Getränke zur Kühlung anliefern
  • Samstag = Veranstaltungstag = Tischdekoration, Eindecken der Tische, Aufbau der Künstler
  • Montag = komplettes Zelt leerräumen, Einrichtung abholen
  • Dienstag = Zeltabbau
  • Mittwoch = Gartenanlagen wieder in Ordnung bringen, Müllentsorgung


Wenn Sie Fragen zum Zeltverleih Bayern oder zur Zeltplanung haben,
rufen Sie mich einfach an oder scheiben Sie mir eine E-Mail:

Peter Schätzl - Ihr Eventberater vom Zeltverleih Bayern

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